Обычная версия
Перейти к меню

Избирательная комиссия
Томской области

Постановления ИКТО / 2020

Постановление от 11.12.2020 №64/516 "О Примерной инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии Томской области"


ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
11.12.2020 № 65/516
г.Томск

О Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии Томской области

Заслушав и обсудив сообщение секретаря Избирательной комиссии Томской области М.А. Маевской,
Избирательная комиссия Томской области постановляет:
1. Одобрить Примерную инструкцию по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии.
2. Направить в территориальные избирательные комиссии Примерную инструкцию по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии для использования в работе.
3. Территориальным избирательным комиссиям в срок до 1 января 2021 года утвердить своим решением Инструкцию по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии.
4. Постановление Избирательной комиссии Томской области от 26 ноября 2009 года № 22/112 считать утратившим силу.

Председатель Избирательной
комиссии Томской области
Э.С. Юсубов

Секретарь Избирательной
комиссии Томской области
М.А. Маевская

Приложение
к постановлению Избирательной комиссии
Томской области от 11.12.2020 № 65/516

Примерная инструкция
по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии Томской области
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии Томской области (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в территориальной избирательной комиссии (далее - территориальная комиссия).
Инструкция разработана на основании федеральных законов
от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года № 71, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, Избирательной комиссии Томской области, с использованием ГОСТа Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов территориальной комиссии.
1.2. Ведение делопроизводства территориальной комиссии осуществляет председатель (секретарь) территориальной комиссии.
1.3. Делопроизводство в территориальной комиссии осуществляется с использованием журнальной системы регистрации документов.
Работа с документами территориальной комиссии основывается на принципе однократной регистрации документа.
1.4. Инструкция и изменения в нее утверждаются решением территориальной комиссии после согласования с Избирательной комиссией Томской области.
1.5. В Инструкции используются следующие понятия:
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
входящий документ - документ, поступивший в территориальную комиссию;
дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документооборот - движение документов в территориальной комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
исходящий документ - документ, отправляемый из избирательной комиссии;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в территориальной комиссии, с указанием сроков их хранения;
официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;
письменное обращение - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме предложение, заявление или жалоба;
письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
реквизит документа - элемент оформления документа;
срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;
указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;
формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;
электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;
электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов
2.1. Документы в территориальную комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), специальной связью, нарочным.
Документы могут поступать в территориальную комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» (далее - ГАС «Выборы»), по факсимильной связи.
2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производятся председателем (секретарем) территориальной комиссии с использованием журнальной (приложение № 1) системы регистрации документов в часы работы территориальной комиссии.
2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации (приложение № 6).
2.4. При вскрытии конвертов, поступающих специальной связью, по почте проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, председателем (секретарем) территориальной комиссии составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 7). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».
2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из судов.
2.7. При регистрации поступившего документа в регистрационной форме обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.
Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. При необходимости указывается время регистрации (часы и минуты). На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
Нумерация поступивших документов осуществляется в пределах календарного года.
При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в регистрационной форме делается соответствующая ссылка.
К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения.
2.8. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем территориальной комиссии, затем после перенесения указания по исполнению документа в регистрационные формы передаются исполнителям под подпись.
2.9. Исполненные документы списываются в дело председателем (секретарем) территориальной комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов
3.1. Документы, создаваемые в избирательной комиссии, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
3.2. Документы оформляются на продольных бланках установленной формы, изготовленных типографским или компьютерным способом (приложение № 8).
В территориальной комиссии могут быть установлены следующие виды бланков:
бланк протокола заседания территориальной комиссии;
бланк решения территориальной комиссии;
общий бланк территориальной комиссии (для подготовки любого вида документа, кроме письма);
бланк письма территориальной комиссии.
3.3. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 9).
3.4. При подготовке и оформлении документов члены территориальной комиссии должны соблюдать правила оформления реквизитов документов, изложенные ниже.
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в территориальной комиссии, являются:

3.4.1. Наименование избирательной комиссии.
Наименование избирательной комиссии указывается на всех видах бланков.

3.4.2. Справочные данные об избирательной комиссии.
Справочные данные об избирательной комиссии указываются в бланках писем.

3.4.3. Наименование вида документа.
Наименование вида издаваемого документа (решение, протокол заседания и т.д.) включается в бланк соответствующего вида документов.
В письмах наименование вида и разновидности документа не указывается.

 

3.4.4. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.
Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:
10.12.2020
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
17 января 2020 г., 8 февраля 2020 г.

3.4.5. Регистрационный номер документа.
Для входящих документов - это порядковый номер, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.

3.4.6. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.4.7. Место составления (издания) документа.
Место составления (издания) документа указывается на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите «Справочные данные об избирательной комиссии».
Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления.
При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается в середине строки между датой и регистрационным номером документа.

3.4.8. Адресат.
Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются
в именительном падеже, например:

Избирательная комиссия Томской области
Финансово-бухгалтерский отдел

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия -
в дательном. При этом инициалы указываются после фамилии, например:
Администрация
Томской области
Заведующему отделом

Иванову Н.П.

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:
Заместителю директора Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела
Смирнову П.П.

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Центральная избирательная комиссия
Российской Федерации

Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат»
по отношению к самой длинной строке.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти Томской области, Избирательной комиссии Томской области, адрес не указывается.
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Председателям участковых избирательных комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение № 10), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) территориальной комиссии.
При направлении документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Фомичеву П.И.

ул. Веерная, дом 15, кв. 10,
г. Люберцы, Московская область,
576500

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При отправке письма по электронной почте указывается электронный адрес, при отправке факсимильной связью указывается номер телефона/факса, например:
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела

vniidad@mail.ru

3.4.9. Гриф утверждения документа.
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек и прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы
и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения,
например:


УТВЕРЖДАЮ
Председатель
территориальной избирательной комиссии ______________ района

личная подпись инициалы, фамилия
Дата

При утверждении документа, протоколом, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек и прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
решением территориальной избирательной комиссии ______________ района
от 15 февраля 2020 г. № 28/35

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.
В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

3.4.10. Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем территориальной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлены на отдельном листе формата
А6 (105x147), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

 

Сизову А.Ю.
Григорьеву В.С.

Прошу рассмотреть и дать ответ
к 15.03.2020

Личная подпись
Дата


3.4.11. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

«о чем (о ком)?», например:
Решение
О создании Экспертной комиссии

«чего (кого)?», например:

- Акт об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.

 

3.4.12. Отметка о контроле.
Отметка о контроле проставляется на документах, поставленных на контроль, с использованием штампа «Контроль» (или иным способом) на верхнем поле документа справа, либо на бланке указания по исполнению документа.

3.4.13. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или
соединения этих структур.
Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей.
В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа может содержать только заключительную часть, (например: письмо, заявление - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ЦИК России, Избирательной комиссией Томской области, ранее изданных территориальной комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:


1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
В письмах используют следующие формы изложения:
от 1-го лица множественного числа («Просим направить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.);
от 3-го лица единственного числа («территориальная комиссия не считает возможным...», «территориальная комиссия предлагает рассмотреть возможность...»).
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы).
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В служебных письмах могут использоваться:
вступительное обращение:
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
Заключительная этикетная фраза:
С уважением, ...


3.4.14. Отметка о наличии приложений.
Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 15 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.
2. Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо территориальной избирательной комиссии ________ района от 15.11.2020 № 01-21/450 и приложение к нему, всего на 12 л.

В решениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
«Разработать и представить проект плана по форме, указанной
в приложении № 1».
Если в документе, к которому относится приложение, оно
не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому решению приложение относится, например:

Приложение
к решению территориальной избирательной комиссии ___________района
от 11 января 2020 г. № 11/25

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее.
Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), приложение оформляется по следующей форме:
Приложение: CD в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
В распорядительных документах (решениях), положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение № 1).

3.4.15. Подпись.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Если документ оформляется на бланке территориальной комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель личная подпись инициалы, фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Заместитель председателя
территориальной избирательной комиссии __________района

личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель личная подпись инициалы, фамилия

Бухгалтер личная подпись инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия
Члены комиссии личная подпись инициалы, фамилия
личная подпись инициалы, фамилия

3.4.16. Гриф согласования.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек
и прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Председатель
территориальной избирательной комиссии ________ района

личная подпись инициалы, фамилия
Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то согласование оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
решением
территориальной избирательной комиссии
__________ района
от 5 февраля 2020 г. № 16

или:
СОГЛАСОВАНО
письмо Росархива
от 5 марта 2011 г. № 4-15/46

Гриф согласования располагается под реквизитом «Подпись» в левом нижнем поле документа.
3.4.17. Виза.
Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой.
Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:

Председатель территориальной избирательной комиссии

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Председатель территориальной избирательной комиссии

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются
и прилагаются к документу.
Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.
Если подлинник документа остается в территориальной комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из территориальной комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.
3.4.18. Печать.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым, синего или фиолетового цвета.
В документах, подготовленных на основе унифицированных
форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

3.4.19. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении копии -
заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:
Верно
секретарь территориальной избирательной комиссии

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Допускается заверять документы отметкой «Верно» проставлением штампа с указанием должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.
При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, о результатах выборов).
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.
Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии «Всего в копии___листов». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
В территориальной комиссии заверение соответствия копии документа подлиннику (решения территориальной комиссии, выписки из решения территориальной комиссии, протокола заседания территориальной комиссии) осуществляет председатель или секретарь территориальной комиссии. Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование территориальной комиссии) в деле № ______за _____год») и заверяется печатью.

3.4.20 Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя документа, номер телефона территориальной комиссии. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

Сергей Иванович Петров
(3822) 223-344

3.4.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты, например:
В дело № 01-18 за 2017 г.
Секретарь территориальной избирательной комиссии
Подпись Дата

3.4.22. Отметка об электронной подписи.
Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи:
Наименование должности ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

Сертификат 1а111ааа000000000011
Владелец Николаев Николай Николаевич
Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 Н.Н. Николаев

4. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами
4.1. Работа с отправляемыми (исходящими) из территориальной комиссии документами включает их регистрацию с использованием журнальной (приложение № 2) системы регистрации документов, проверку правильности оформления, в том числе наличие полного адреса и его точность, наличие подлинной подписи, виз исполнителя и соисполнителей, других необходимых элементов оформления, указанных приложений, и отправку.
Ответственность за правильность указания в письме (в том числе сопроводительном) или списке рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса несет исполнитель документа.
4.2. Отправка документов из территориальной комиссии осуществляется почтовой, телеграфной связью, по каналам связи ГАС «Выборы», каналам факсимильной связи, информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» или нарочным.
4.3. При оформлении отправляемых (исходящих) писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации либо гражданина.
4.4. Исходящие письма, в том числе ответы на входящие документы, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, направляются за подписью председателя территориальной комиссии, в его отсутствие - за подписью заместителя председателя или иного члена территориальной комиссии, исполняющего обязанности председателя, на бланке письма.
4.5. Подписанные письма и телеграммы регистрируются в регистрационной форме.
Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.
4.6. С использованием регистрационных форм документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.
При регистрации исходящего документа в регистрационной форме обязательно указываются следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.
4.7. Отправка исходящих документов в Избирательную комиссию Томской области по каналам связи ГАС «Выборы» осуществляется по поручению председателя (секретаря) территориальной комиссии.
4.8. Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС «Выборы» или электронной почтой информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», по каналам факсимильной связи документы передаются после их регистрации.
4.9. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса оформляется подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов. На телеграф передаются подлинник с одним экземпляром списка рассылки и копия телеграммы, которая с отметкой о передаче телеграммы возвращается в территориальную комиссию и вместе со вторым экземпляром списка рассылки подшивается в дело.
4.10. При отправке письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение № 10), который подписывается председателем, в его отсутствие - заместителем председателя или иным членом территориальной комиссии, исполняющим обязанности председателя территориальной комиссии. После регистрации письмо тиражируется в необходимом количестве и отправляется.
Если письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.
4.11. Отправка документов производится в часы работы территориальной комиссии.
4.12. Документы с отметкой о срочности доставки «Весьма срочно» и «Срочно» оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС «Выборы», каналам факсимильной связи, информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», нарочным для доставки.
4.13. Документы без отметок оформляются по мере поступления и отправляются по каналам связи ГАС «Выборы».
4.14. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи.
4.15. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов.
4.16. Исходящие документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.
4.17. Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии.
5. Особенности работы с обращениями граждан
5.1. Письменные обращения граждан (далее - обращения), поступившие в территориальную комиссию, регистрируются с использованием регистрационных форм (приложение № 3) отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления. Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в территориальную комиссию.
5.2. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.
Обращения, содержащие в адресной части пометку «Лично», рассматриваются в общем порядке в соответствии с Инструкцией.
При регистрации повторных обращений им присваивается
очередной регистрационный номер, в регистрационной форме делается отметка «Повторно».
Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в регистрационной форме ставится отметка «Коллективное».
5.3. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.
Нумерация поступивших обращений осуществляется в пределах календарного года.
5.4. Зарегистрированные обращения рассматриваются председателем территориальной комиссии, затем после перенесения указания по исполнению документа в регистрационные формы передаются исполнителям под подпись.
5.5. Обращения, адресованные членам территориальной комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю территориальной комиссии, затем после перенесения указания по исполнению документа в регистрационные формы передаются исполнителям под подпись.
Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя территориальной комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5.6. Обращения, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции территориальной комиссии, докладываются председателю территориальной комиссии и по его указанию по исполнению документа в течение семи календарных дней со дня регистрации направляются с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения.
Если решение поставленных в обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.
5.7. Запрещается направлять обращение на рассмотрение
в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».
5.8. Если в соответствии с запретом, указанным в подразделе 5.7 Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение
в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие в установленном порядке в суде.
5.9. Обращения, поступившие в территориальную комиссию, рассматриваются в сроки, установленные подразделами 7.5 и 7.6 Инструкции.
В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки исполнения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах.
Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее чем за три дня до истечения срока подготовки ответа представляет на имя председателя территориальной комиссии докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ
в установленный срок. Максимальное продление срока исполнения обращения составляет 30 календарных дней.
Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
5.10. В случае поступления в территориальную комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.
5.11. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем территориальной комиссии. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение
в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).
5.12. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается
о недопустимости злоупотребления правом.
5.13. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
5.14. Если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.


6. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов,
рассматриваемых на заседаниях территориальной комиссии
6.1. Формирование проекта повестки дня заседания территориальной комиссии.

6.1.1. Проект повестки дня заседания территориальной комиссии формируется председателем (секретарем) территориальной комиссии на основании планов работы и проектов решений территориальной комиссии, поручений председателя территориальной комиссии, поступивших документов и, после согласования с председателем территориальной комиссии, подписывается секретарем территориальной комиссии.
6.1.2. Члены территориальной комиссии вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планами работы и проектами решений территориальной комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.
Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания территориальной комиссии при письменном обращении члена территориальной комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя территориальной комиссии, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта решения и материалов к нему секретарю территориальной комиссии.
6.1.3. Согласованный с председателем территориальной комиссии и подписанный секретарем территориальной комиссии проект повестки дня заседания территориальной комиссии тиражируется для рассылки членам территориальной комиссии.
6.1.4. Членам территориальной комиссии с правом решающего голоса, членам территориальной комиссии с правом совещательного голоса и представителям политических партий проект повестки дня заседания территориальной комиссии может быть разослан на указанные ими электронные почтовые адреса в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

6.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания территориальной комиссии.
6.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания территориальной комиссии, готовятся членами территориальной комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности.
6.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект решения с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании территориальной комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании территориальной комиссии, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.
6.2.3. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании территориальной комиссии, визируются членом территориальной комиссии, ответственными за подготовку документа.
Визы проставляются в конце текста проекта решения. Каждый лист приложения визируется исполнителем. Виза проставляется в правом нижнем углу.
6.2.4. Проекты документов для визирования должны представляться в сроки, установленные председателем территориальной комиссии.
6.2.5. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему.
6.2.6. После просмотра, а в необходимых случаях - внесения поправок, секретарь территориальной комиссии на подготовленных и оформленных для рассмотрения на заседании проектах документов делает отметку «На заседание», ставит подпись и дату и передает весь комплект документов для тиражирования ответственному за подготовку заседания.
6.2.7. Ответственный за подготовку заседания комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания территориальной комиссии и раздает их членам территориальной комиссии.
Членам территориальной комиссии с правом с правом решающего голоса, членам территориальной комиссии с правом с правом совещательного голоса, представителям политических партий материалы могут передаваться на указанные ими электронные почтовые адреса в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются перед началом заседания.
6.2.8. Перед началом заседания ответственный за подготовку заседания регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю и секретарю территориальной комиссии.
6.2.9. На заседании территориальной комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись). В случае производства аудио- или (видео) записи члены территориальной комиссии и приглашенные уведомляются об этом до объявления повестки дня заседания.

6.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании территориальной комиссии.
6.3.1. Документы, рассмотренные на заседании территориальной комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.
6.3.2. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания, если иной срок не определен федеральным законом и (или) законом Томской области или не оговорен на заседании.
6.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия территориальной комиссией решения о необходимости контроля за выполнением решения его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.
6.3.4. К оформленному для подписания решению исполнитель прилагает список должностных лиц (организаций), которым направляется решение территориальной комиссии (приложение № 11).
В список включаются лица, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.
Список рассылки документов подписывается исполнителем и утверждается председателем территориальной комиссии.
6.3.5. Решение подписывается председателем и секретарем территориальной комиссии.
Если на заседании территориальной комиссии председательствовал заместитель председателя территориальной комиссии, секретарь территориальной комиссии или один из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря территориальной комиссии осуществлял один из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении оформляются следующим образом:
«Заместитель председателя территориальной избирательной комиссии» - в случае временного отсутствия председателя территориальной избирательной комиссии;
«Исполняющий обязанности председателя территориальной избирательной комиссии» - в случае временного отсутствия заместителя председателя территориальной избирательной комиссии при наличии решения территориальной комиссии о возложении на секретаря территориальной комиссии либо одного из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя территориальной комиссии;
«Исполняющий обязанности секретаря избирательной комиссии» - в случае наличия решения территориальной комиссии о возложении на одного из членов решения территориальной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря территориальной комиссии.
6.3.6. После подписания решения регистрируются председателем (секретарем) территориальной комиссии с использованием регистрационной формы (приложение № 5). На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.
6.3.7. Решения нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий территориальной комиссии. Номер решения избирательной комиссии состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой (например: 1/8).
6.3.8. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает председатель территориальной комиссии. Документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя территориальной комиссии и секретаря территориальной комиссии (без воспроизведения подписей).
6.3.9. Копия решения территориальной комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в территориальную комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании территориальной комиссии.
6.4. Оформление протокола заседания территориальной комиссии.
6.4.1. Протокол заседания территориальной комиссии оформляется на бланке.
6.4.2. Протокол заседания может оформляться в полной или краткой форме.
6.4.3. Текст протокола заседания территориальной комиссии состоит из двух частей - вводной и основной.
6.4.4. В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя территориальной комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя территориальной комиссии, секретаря территориальной комиссии и членов территориальной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса и лиц, приглашенных на заседание, в алфавитном порядке.
Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.
6.4.5. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании,
и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).
Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик.
6.4.6. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.
В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки
в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.
Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».
В части «ВЫСТУПИЛИ» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса (по решению председательствующего) излагается от третьего лица единственного числа.
Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст выступления прилагается».
В части «РЕШИЛИ» отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего решения.
6.4.7. Протокол заседания подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем территориальной комиссии (или членом территориальной комиссии, исполнявшим обязанности секретаря территориальной комиссии).
6.4.8. После подписания протоколы регистрируются с использованием регистрационных форм. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий территориальной комиссии.
6.4.9. Протоколы заседаний территориальной комиссии, приобщенные к ним решения вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов территориальной комиссии хранятся у председателя (секретаря) территориальной комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив.
7. Контроль исполнения документов и поручений
7.1. Контролю исполнения подлежат:
поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России, Избирательной комиссии Томской области, в решениях территориальной комиссии;
письменные поручения председателя (заместителя председателя, секретаря) территориальной комиссии;
входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, указанные в Перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение № 12), в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) территориальной комиссии;
исходящие документы, требующие ответа;
поручения, содержащиеся в протоколах заседаний территориальной комиссии;
планы мероприятий.
7.2. Контроль исполнения документов, указанных в подразделе 7.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель (секретарь) территориальной комиссии.
7.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы территориальной комиссии, осуществляет председатель территориальной комиссии.
7.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в решениях территориальной комиссии, письменных поручений председателя (заместителя председателя, секретаря) территориальной комиссии определяются этими документами.
7.5. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных подразделом 7.6 настоящего раздела.
Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Документы с пометками «Весьма срочно», «Срочно» исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой «Оперативно» - в десятидневный срок со дня указания по исполнению.
Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.
7.6. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией либо гражданином, направившими документ, или сроков, указанных в приложении № 12.
Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».
7.7. Ответственность за своевременное и полное внесение в регистрационную форму сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагаются на секретаря территориальной комиссии.
7.8. В планах мероприятий, утвержденных решениями территориальной комиссии, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в регистрационную форму.
7.9. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный за исполнение не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя председателя территориальной комиссии докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.
7.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам.
7.11. Основаниями для снятия документа с контроля являются:
докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов)
с контроля или об исполнении документа на имя председателя территориальной комиссии, подготовленная ответственным за исполнение с отметкой («Согласен», «Рассмотрел», «Принято») председателя территориальной комиссии о принятии исполнения;
решение территориальной комиссии, по результатам исполнения документа;
ответ на входящий документ;
ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;
направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.
7.12. Документ не считается исполненным и остается на контроле:
если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения территориальной комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости территориальная комиссия информирует об этом автора документа;
если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием территориальной комиссии о результатах исполнения;
если на нем не стоит отметка председателя территориальной комиссии о принятии исполнения.
8. Изготовление и использование печатей и штампов
8.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, проставления отметок о получении, регистрации документов в территориальной комиссии используются печати и штампы.
8.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется в соответствии с постановлением Избирательной комиссией Томской области.
8.3. Печать территориальной комиссии проставляется на финансовых документах, гарантийных письмах, договорах и в других предусмотренных законодательством случаях.
8.4. На рассылаемых копиях решений территориальной комиссии, на пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей проставляется печать территориальной комиссии.
8.5. Печати и штампы подлежат регистрации в отдельном журнале учета и выдачи печатей и штампов (приложение № 4). Печати и штампы выдаются под подпись в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется пометка «Для служебного пользования», его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
8.6. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых
и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.
8.7. Председатель территориальной комиссии осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов.
Сверка наличия печатей и штампов осуществляется председателем территориальной комиссии один раз в год.
8.8. Пришедшие в негодность печати и штампы передаются в Избирательную комиссию Томской области для уничтожения, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов ставится соответствующая отметка.
9. Формирование дел и передача их в архив
9.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.
Делопроизводство в территориально комиссии ведется в соответствии с номенклатурой дел (приложение № 13). Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в территориальной комиссии, с указанием сроков их хранения.
При составлении номенклатуры дел территориальная комиссия руководствуется Примерной номенклатурой дел в территориальной избирательной комиссии, разработанной Избирательной комиссией Томской области.
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения.
В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию председателя территориальной комиссии.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

9.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в территориальной комиссии.
Законченные делопроизводством документы оформляются
в соответствии с требованиями Инструкции, списываются председателем территориальной комиссии в дело. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись председателя территориальной комиссии, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В регистрационную форму вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.
Исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
При формировании дел соблюдаются следующие требования:
документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;
в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;
в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).
При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.
В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле
до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.
В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.
Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Протоколы заседаний территориальной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию территориальной комиссии помещаются после соответствующего протокола.
Плановая и отчетная документация, независимо от даты ее составления, включается в дело того года, к которому она относится.
В деле «Переписка» исходящий (ответный) документ помещается после входящего. При возобновлении переписки по вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются
в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.
Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у председателя (секретаря) территориальной комиссии.
Протоколы заседаний, решения территориальной комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры решений с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании территориальной комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений до передачи в архив находятся у председателя (секретаря) территориальной комиссии.
За сохранность документов и дел ответственность несет председатель территориальной комиссии.
Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.
На корешках обложек дела указываются индексы дел по
номенклатуре дел.
Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия
и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене председателя территориальной комиссии.
Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел
с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются
в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

9.3. Экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности территориальной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел
к передаче в архив.
Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, решением территориальной комиссии создается экспертная комиссия (далее - ЭК).
В ее функции входит рассмотрение и одобрение номенклатуры дел территориальной комиссии.
В состав ЭК включаются члены территориальной комиссии, по согласованию - работники муниципального архива.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.
Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению по акту.
Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства ежегодно составляются сводные описи дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения (приложения № 14, 15), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение № 16).
Описи дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел рассматриваются на ЭК
и утверждаются председателем территориальной комиссии.
Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению экспертно-проверочной комиссией муниципального архива.
При уничтожении документов со сроком хранения
«1 год» составляется акт, который подписывается не менее чем двумя членами территориальной комиссии и утверждается председателем территориальной комиссии без рассмотрения на ЭК.
Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению
в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.
Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.
9.4. Оформление дел.
Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены соответствующим образом.
Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела (приложение № 17), листа-заверителя дела (приложение № 18), оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Обложка дела оформляется по установленной форме
(приложение № 19). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.
Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.
На обложке дела указываются следующие реквизиты: название территориальной комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
название территориальной комиссии. При изменении названия территориальной комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;
делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);
заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел
(в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);
дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих
и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).
При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.
Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: «Постоянно».
Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в муниципальном архиве.
На корешке дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов
в деле.
Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается
и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.
Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы), то каждый лист нумеруется отдельно.
Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
В делах постоянного хранения для учета и поиска документов
в начале дела может помещаться внутренняя опись (приложение № 17).
Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение № 18).
В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.
Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.
9.5. Передача дел в архив
Передача дел постоянного хранения в архив осуществляется поединично по утвержденным ЭК описям дел постоянного хранения.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (приложение № 20).
При передаче дел на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе «Примечание» ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами
и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, инициалы и фамилии лиц, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.
При приеме дел в архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в территориальную комиссию с указанием недостатков для их устранения.
10. Ответственность
10.1. Члены территориальной комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
10.2. Ответственность за организацию делопроизводства в территориальной комиссии, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет председатель территориальной комиссии.


Приложение № 1
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии

 

 

Форма регистрационного журнала входящих документов

Дата полу-чения Регист-раци-онный номер Вид доку-мента Дан-ные о кор-рес-пон-денте Исхо-дящий номер и дата доку-мента Крат-кое содер-жание доку-мента Коли-чество листов основ-ного доку-мента и листов прило-жения Резо-люция Испол-нитель Срок испол-нения Отмет-ка о списа-нии доку-мента в дело с указа-нием номера дела
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11



Приложение № 2
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии

 

 

Форма регистрационного журнала исходящих документов

Дата регистра-ции доку-мента Регистра-ционный номер Адресат Краткое содержа-ние доку-мента Количество листов основ-ного доку-
мента и листов приложе-ния Кто подписал документ Исполни-тель Дата и способ отправ-
ления доку-мента Отметка о списании доку-мента
в дело с указа-нием номера дела
1 2 3 4 5 6 7 8 9

 



Приложение № 3
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии

 

 


Форма регистрационного журнала обращений граждан

Дата поступ-ления Регист-рацион-
ный номер, дата регист-рации

Фами-лия, имя, отчест-во, адрес заявите-ля Содер-жание обраще-ния Резолю-
ция предсе-
дателя Срок исполне-ния Допол-нитель-ный срок Испол-нитель Отмет-ка об испол-
нении Отмет-ка о списа-нии доку-мента в дело с указа-нием номера дела
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


Приложение № 4
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии

 

 

 

Форма регистрационного журнала учета и выдачи печатей и штампов

№ п/п Наименова-ние
печати,
штампа
Оттиск печати,
штампа
Фамилия и
инициалы,
должность
лица,
ответствен-ного за
использова-ние
печати, штампа
Подпись ответственного лица за
получение печати,
штампа и
дата Подпись
ответствен-ного лица при
возврате печати,
штампа
и
дата Дата передачи печати, штампа в Избира-тельную комиссию Томской области Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8

Лист __
Ответственный за ведение журнала: ______________________________

Приложение № 5
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии

 

 

 


Форма регистрационного журнала решений
территориальной избирательной комиссии

Дата принятия
решения Регистрационный
номер решения
Заголовок решения
1 2 3

Приложение № 6
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии

 


ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
2. Учебные программы, планы.
3. Рекламные извещения, плакаты (за исключением агитационных).
4. Поздравительные письма и телеграммы.
5. Пригласительные билеты.
6. Печатные издания.
7. Оперативная информация, поступающая по каналам связи ГАС «Выборы».

 

 

 

 

 

 

 


Приложение № 7
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии

 

АКТ


Мы, нижеподписавшиеся ___________________________________
__________________________________________________________________, составили акт о том, что «______» _____________________ 20___ г. при вскрытии пакета ____________________________________________________
в нем не оказалось __________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.


Настоящий акт составлен в двух экземплярах.


Подписи: _________________
__________________

 


Приложение № 8
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии

 

 


Формы бланков, используемых в территориальной комиссии

 


ТОМСКАЯ ОБЛАСТЬ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
________________________________________________________________
(наименование территориальной комиссии)

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

_____________________ № ____________________
Место составления (издания)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Председатель
территориальной избирательной комиссии
_______________________ района

____________
подпись
_______________
инициалы, фамилия
Секретарь
территориальной избирательной комиссии
_______________________ района

____________
подпись
_______________
инициалы, фамилия

ТОМСКАЯ ОБЛАСТЬ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
________________________________________________________________
(наименование территориальной комиссии)


РЕШЕНИЕ

______________________ № ____________________
Место составления (издания)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Председатель
территориальной избирательной комиссии
_______________________ района

 

 


М.П.
________
подпись
____________
инициалы, фамилия
Секретарь
территориальной избирательной комиссии
_______________________ района

________
подпись
____________
инициалы, фамилия


ТОМСКАЯ ОБЛАСТЬ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
________________________________________________________________
(наименование территориальной комиссии)



Место составления (издания)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ТОМСКАЯ ОБЛАСТЬ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
________________________________________________________________
(наименование территориальной комиссии)
ул. , д. , населенный пункт, Томская область, индекс
тел. (код) номер телефона, факса территориальной комиссии

30.08.2020 № 01-05/55
На №_______от ______

Председателю
Избирательной комиссии
Томской области

Фамилия И.О.

Уважаемый (Имя Отчество)!

...........................................................................................
....................................................................................................
...................................................................................................
....................................................................................................

Приложение: 1. Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.
2. Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.

С уважением,

Председатель Личная подпись И.О. Фамилия

 

 

 

 

 

 

 

Сергей Иванович Петров
(3822) 223-344
Приложение № 9
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии


Требования к документам, изготовляемым с помощью
печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

1. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.
2. Название вида документа печатается прописными буквами.
3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
4. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается
на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift - Ctrl - Пробел между инициалами и фамилией.
5. Создание, форматирование и вывод на печать документов производятся на компьютерах с использованием текстового процессора
MS Word. Внедрение электронных таблиц, созданных в табличных процессорах, в документы MS Word не допускается. Допускается, при необходимости, создание, форматирование и вывод на печать таблиц посредством табличного процессора MS Excel.
6. При форматировании документов обязательно используется включенная кнопка , ч, чтобы видеть на экране все служебные символы.
7. При форматировании текста документов используется стиль, который имеет следующие параметры:
• Шрифт Times New Roman Cyr
• Размер 13, 14 пунктов
• Отступ слева 0 см
срава 0 см
• Интервал перед 0 пунктов
после 0 пунктов
• Межстрочный интервал полуторный
• Первая строка отступ на 1,25 см
• Выравнивание по ширине
8. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:
таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается
по правому полю документа;
таблица выравнивается по центру листа;
заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;
данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;
продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы);
строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;
ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.
9. Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:
• верхнее 2,0 см
• нижнее 2,0 см
• левое 3,0 см
• правое 1,5 см
От края до колонтитула:
• верхнего 1,25 см
• нижнего 1,25 см

10. При подготовке документов используют следующие реквизиты:
• наименование избирательной комиссии;
• справочные сведения об организации;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;
• место составления (издания) документа;
• адресат;
• гриф утверждения документа;
• заголовок к тексту документа;
• указания по исполнению документа;
• отметка о контроле;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа;
• виза;
• печать;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
11. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие
из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:
• Шрифт Times New Roman
• Размер 13, 14 пунктов
• Отступ слева 0 см
справа 0 см
• Интервал перед 0 пунктов
после 0 пунктов
• Межстрочный интервал одинарный
• Отступ первой строки нет
• Выравнивание по центру
12. Реквизит «Адресат» печатают со следующими параметрами:
• Шрифт TimesNewRoman
• Размер 14 пунктов
• Отступ слева 7 см
справа 0 см
• Интервал перед 0 пунктов
после 0 пунктов
• Межстрочный интервал одинарный
• Отступ первой строки нет
• Выравнивание по центру
Если составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Гриф согласования документа», «Отметка о наличии приложения» не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа «Разрыв строки» (комбинация клавиш Shift - Enter), например:
СОГЛАСОВАНО
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н. Артизов

13. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких знаков препинания.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.
14. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.
15. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают
в отдельный файл (если приложения созданы одним процессором). Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.
16. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (¶ - клавиша Enter). В тексте
не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.
17. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела. Разделение инициалов и фамилии, символа № и числа, порядкового номера статьи, части, пункта или подпункта правового акта, числа месяца и названия месяца, числа года и слова «год», любых числовых значений и единиц измерения делается с использованием неразделимого пробела (сочетание клавиш Shift - Ctrl - Пробел).
18. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, ¬- и др.).
19. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).
20. Не допускается использование символа табуляции (→) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.
21. Не допускается использование символа «-» для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса
(комбинация клавиш Ctrl - «-»).
22. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.
23. Вместо буквы «Ё» должна употребляться буква «Е» (кроме имен собственных при наличии подтверждающих документов).
24. Реквизиты «Наименование вида документа» должны быть выровнены по центру. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует применять символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift - Enter).


Приложение № 10
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии

Список рассылки исходящих документов


п/п Наименование органа
(организации) Полный почтовый адрес




 

 


Председатель территориальной комиссии_______________
Исполнитель_________________________
«____»___________20__г.


Приложение № 11
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии

 


УТВЕРЖДАЮ
Председатель территориальной комиссии
инициалы, фамилия
(подпись)
«______» ________________________20____ г.

СПИСОК
должностных лиц (организаций), которым направляется
решение территориальной комиссии
№ _________от «____»___________20__ года


(указать заголовок)


п/п Наименование органа (организации) Кол-во экз. Примечание

















Исполнитель__________________________________
«____» _______________20__ года

Приложение № 12
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии


ПЕРЕЧЕНЬ
подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения

1. Федеральные конституционные законы, федеральные законы Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
2. Указы Президента Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
3. Распоряжения Президента Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
4. Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
5. Законы субъекта Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
6. Постановления, решения законодательного органа субъекта Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
7. Постановления органа государственной власти субъекта Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
8. Распоряжения главы органа государственной власти субъекта Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
9. Парламентские запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 15 календарных дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.
10. Запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 календарных дней со дня его получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок.
11. Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью, - безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее чем через 30 календарных дней
со дня получения обращения).
12. Обращения депутатов законодательного (представительного) органа власти субъекта Российской Федерации - в срок, установленный законодательством субъекта Российской Федерации.
13. Письма из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, администрации субъекта Российской Федерации - в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя территориальной комиссии, если в них не указан срок, - не позднее чем через 30 календарных дней.
14. Протест прокурора - не позднее чем через 10 календарных дней.
15. Представление прокурора - не позднее чем через 30 календарных дней.
16. Обращения граждан по вопросам выборов и референдумов -
до 30 календарных дней, а поступившие в период избирательной кампании - в соответствии с Федеральным законом «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».
17. Пересылка обращений граждан, содержащих вопросы, решение которых не относится к компетенции территориальной комиссии, осуществляется в течение семи календарных дней.
18. Обращения средств массовой информации по вопросам предоставления информации - семь календарных дней. Если требуемые сведения не могут быть предоставлены в указанный срок, то допускается отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации с вручением в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации уведомления об отсрочке представителю редакции, в котором указываются причина отсрочки, дата, к которой будет предоставлена запрашиваемая информация, должностное лицо, установившее отсрочку, дата принятия решения об отсрочке.
19. Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающего обращение гражданина, - документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, предоставляются в течение 15 дней, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.


Приложение № 13
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии


Территориальная комиссия УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________________№__________

 

Председатель
территориальной комиссии
(место составления)

Подпись
Дата Расшифровка подписи
На ______ год


Индекс дела Заголовок дела
(тома, части) Кол-во
дел (томов,
частей) Срок хранения дела
(тома, части)
и № статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
Название раздела


Наименование должности составителя номенклатуры Подпись Расшифровка подписи
Дата

 


СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертно-проверочной комиссии (наименование архивного учреждения)
от № от №

 

Продолжение приложения № 13

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в
территориальной комиссии

По срокам хранения Всего В том числе
переходящих с отметкой «ЭПК»
1 2 3 4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности составителя номенклатуры Подпись Расшифровка подписи
Дата



Приложение № 14
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии

Территориальная комиссия УТВЕРЖДАЮ
ФОНД № Председатель
территориальной комиссии
ОПИСЬ №
дел постоянного хранения
За год Подпись Расшифровка подписи
Дата


п/п Индекс
дела Заголовок дела Крайние даты Кол-во листов Примечание
1 2 3 4 5 6

В данный раздел описи внесено

(цифрами и прописью)
с № ______________________ по № ____________________, в том числе:

литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК УТВЕРЖДЕНО
Протокол экспертно-проверочной комиссии (наименование архивного учреждения)
от № от №


Приложение № 15
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии

Территориальная комиссия УТВЕРЖДАЮ
ФОНД № Председатель
территориальной комиссии
ОПИСЬ №
дел временного (свыше 10 лет) хранения
За год Подпись Расшифровка подписи
Дата


п/п Индекс
дела Заголовок дела Крайние
даты Кол-во
листов Срок
хранения Примечание
1 2 3 4 5 6 7

В данный раздел описи внесено

(цифрами и прописью)
с № ______________________ по № _____________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от №


Приложение № 16
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии

Территориальная комиссия УТВЕРЖДАЮ
АКТ

___________№_____________

__________________________ Председатель
территориальной комиссии
(место составления) Подпись Расшифровка подписи
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Дата

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и номенклатуры дел территориальной комиссии отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы.

п/п Заголовок дела
или групповой
заголовок
документов Крайние
даты Индекс дела по
номенклатуре
или номер дела
по описи Кол-во
ед. хр. Сроки хранения
и номера статей
по перечню Приме-чание
1 2 3 4 5 6 7

Итого: ед. хр. за годы
(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за годы утверждены, по личному составу
согласованы с ЭК
(наименование архивного учреждения)
(протокол от «__» г. № _______________)
_____________________________________________________________________________
(наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов)

(подпись) (инициалы, фамилия)

Дата


Продолжение приложения № 16

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК территориальной комиссии
от №

Документы в количестве дел, томов
весом кг сданы в
(наименование организации)
на переработку по приемосдаточной накладной от № __
(дата)

Наименование должности сдавшего документы

Дата
Подпись
Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности внесшего изменения в учетные документы

Дата
Подпись
Расшифровка подписи

 


Приложение № 17
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела №


п/п Индекс
документа Дата
документа Заголовок документа Номера
листов дела Примечание
1 2 3 4 5 6




Итого: документов
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи
(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата

Приложение № 18
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии


ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №

В дело подшито и пронумеровано ________________________________ листов(а),
(цифрами и прописью)

в том числе:
литерные номера листов __________________________________________________
пропущенные номера листов _______________________________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела Номера
листов
1 2



Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
Дата



Приложение № 19
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии


Ф. №
Оп. №
Д. №
ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

 


ДЕЛО № Том №


(заголовок дела)


(крайние даты)

На ___________ лист
Хранить ___________

Ф. №
Оп. №
Д. №

Приложение № 20
к Примерной инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии

 

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Председатель
территориальной комиссии
подпись
Расшифровка подписи (наименование должности
руководителя организации-приемщика)
подпись
Расшифровка подписи
Дата Печать Дата Печать

АКТ №
приема-передачи архивных документов на хранение

(основание передачи)
(название передаваемого фонда)
сдал,
(наименование организации-сдатчика)
принял
(наименование организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочного аппарата к ним:

№ п/п Название, номер описи Количество экземпляров описи Количество
ед. хр. Примечание
1 2 3 4 5

Итого принято ед.хр.
Передачу произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
Дата Дата
Фонду присвоен №
Изменения в учетные документы внесены
Должность Подпись Расшифровка
Дата

 

 

Вернуться